Какой режим — какая декларация
| Режим | Отчёт по бизнес-доходам | 3-НДФЛ по бизнесу |
|---|---|---|
| УСН («упрощёнка») | Декларация по УСН — до 25 апреля | Не подаётся |
| Патент (ПСН) | Декларации нет вообще | Не подаётся |
| НПД (самозанятый ИП) | Автоматически в приложении | Не подаётся |
| ОСНО | 3-НДФЛ — до 30 апреля | Да, это и есть его декларация |
ИП на ОСНО платит НДФЛ с предпринимательского дохода (доходы минус профессиональные вычеты), в течение года перечисляет авансы, которые считает сам, а по итогам года сдаёт 3-НДФЛ. На ОСНО оказываются те, кто не подал уведомление о переходе на УСН, слетел с лимитов или сознательно работает с НДС.
ИП на ОСНО без работников: календарь года
Самый частый расклад — предприниматель работает один, без сотрудников. Тогда весь его НДФЛ — это налог с собственного дохода, и год выглядит так:
| Что | Срок |
|---|---|
| Аванс по НДФЛ за I квартал | 28 апреля (уведомление — до 25 апреля) |
| Аванс за полугодие | 28 июля (уведомление — до 25 июля) |
| Аванс за 9 месяцев | 28 октября (уведомление — до 25 октября) |
| Декларация 3-НДФЛ за год | 30 апреля следующего года |
| Доплата налога по декларации | 15 июля следующего года |
Авансы предприниматель считает сам и нарастающим итогом: с начала года складываются доходы, вычитается профессиональный вычет и уже уплаченные авансы. Декларации по авансам нет, но до 25-го числа месяца уплаты подаётся уведомление об исчисленной сумме; деньги уходят на единый налоговый счёт, а сводится всё в годовой декларации.
Учёт ведётся в книге учёта доходов и расходов и хозяйственных операций — той самой КУДиР. Сдавать её в инспекцию не нужно, но при камеральной проверке её запросят: цифры декларации должны сходиться с книгой. Метод кассовый — доход считается, когда деньги пришли, расход — когда он оплачен и связан с этим доходом.
Профессиональный вычет: по документам или 20%
НДФЛ считается не с выручки, а с разницы между доходом и профессиональным вычетом. Посчитать вычет можно двумя способами, но выбрать разрешено только один:
- По подтверждённым расходам — всё, что связано с получением дохода: закупка товара, аренда, материалы, услуги подрядчиков, страховые взносы за себя. Нужны договоры, акты и платёжки, иначе расход не зачтут.
- По нормативу 20% от дохода — без единого документа. Это выход для тех, у кого расходы были, но бумаги не собраны или потеряны.
Смешивать нельзя: либо документы на всё, либо 20% на всё. И норматив 20% — привилегия именно ИП: исполнителю по договору ГПХ он не положен, там вычет только по подтверждённым расходам.
Пример в рублях
ИП на ОСНО без работников, выручка за год — 3 000 000 ₽.
| Ситуация | Вычет | База | НДФЛ |
|---|---|---|---|
| Расходы подтверждены документами | 1 200 000 ₽ | 1 800 000 ₽ | 234 000 ₽ |
| Документов нет, берём норматив | 20% = 600 000 ₽ | 2 400 000 ₽ | 312 000 ₽ |
Ставка здесь 13%: обе базы укладываются в первые 2,4 млн ₽. Дальше начинается прогрессия — 15% с превышения и выше по шкале, причём считается она от бизнес-дохода вместе с зарплатой; доходы от ценных бумаг, дивиденды и крипта идут по отдельной шкале — 13% до 2,4 млн ₽ и 15% сверх.
Авансы работают по той же формуле. Заработали в I квартале 800 000 ₽ при подтверждённых расходах 300 000 ₽ — база 500 000 ₽, аванс 65 000 ₽ до 28 апреля. По итогам полугодия всё пересчитывается с начала года, и в бюджет уходит только разница.
Когда 3-НДФЛ нужна ИП на любом режиме
УСН и патент закрывают только предпринимательские доходы. Как обычное физлицо ИП подаёт 3-НДФЛ в тех же случаях, что и все:
- Продажа личного имущества — машина или квартира в собственности меньше минимального срока (важно: если имущество использовалось в бизнесе, спецрежим его продажу не прикрывает)
- Доходы от криптовалюты — если сделки личные, а не часть бизнеса: для физлица это НДФЛ (продажа и обмен — пп. 13 п. 6 ст. 210 НК)
- Доходы за рубежом — зарубежный брокер, дивиденды, проценты по иностранным счетам
- Выигрыши, подарки недвижимости, машины, ценных бумаг или крипты не от родни, аренда как физлицо
Вычеты: может ли ИП вернуть налог
Вычеты (за квартиру, лечение, обучение) уменьшают только НДФЛ. Отсюда простое правило:
- ИП на ОСНО — вычеты применяет: он платит НДФЛ
- ИП на УСН/патенте без других доходов — возвращать нечего: НДФЛ он не платит
- ИП на УСН, у которого есть параллельная официальная работа или другие доходы, облагаемые вместе с зарплатой (например, аренда как физлицо), — вычеты применяются к этим доходам через 3-НДФЛ. К доходам от крипты и брокерского счёта вычеты за лечение, обучение и жильё с 2025 года не применяются
Нулевая декларация и закрытие ИП
Доходов за год не было — декларация всё равно нужна. ИП на ОСНО сдаёт нулевую 3-НДФЛ в обычный срок, до 30 апреля: пустые строки — это тоже отчёт. Штраф за неподанную нулевую минимальный, 1 000 ₽, но к нему легко добавляется блокировка расчётного счёта, а снимать её дольше, чем было бы сдать декларацию.
При закрытии ИП срок другой. 3-НДФЛ подаётся не в апреле, а в пятидневный срок со дня прекращения деятельности — за период с 1 января по дату записи в ЕГРИП. Налог по такой декларации платится в течение 15 календарных дней со дня её подачи. На УСН и патенте этой обязанности нет: на УСН при закрытии сдают декларацию по УСН, на патенте декларации нет вовсе.
Сроки и штрафы
3-НДФЛ подаётся до 30 апреля следующего года, налог — до 15 июля. Штраф за неподачу — 5% от налога в месяц (минимум 1 000 ₽, максимум 30%), за неуплату — 20% плюс пени. Для ИП на ОСНО неподача 3-НДФЛ означает ещё и блокировку счёта через 20 дней просрочки.
Частые ошибки
- Отчитались по УСН и решили, что год закрыт, — а в нём была продажа машины, крипта или иностранный брокер. Это отдельная декларация, как у любого физлица.
- Считали авансы на глаз. Недоплата всплывёт в годовой декларации, а пени начислят с даты каждого пропущенного платежа.
- Применили сразу и подтверждённые расходы, и норматив 20%. При проверке оставят один способ и пересчитают налог.
- Заявляют вычет за лечение или квартиру, будучи ИП только на УСН. НДФЛ не платился — возвращать нечего.